Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quá trình vận hành, Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã bổ sung quy định đáng chú ý: cho phép doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động thực hiện thanh toán các khoản chi phí có giá trị trên 5 triệu đồng. Tuy nhiên, để những khoản chi này được tính là chi phí hợp lệ và đủ điều kiện khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần nắm rõ một số thông tin sau.
1. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ủy quyền nhân viên thanh toán chi phí trên 5 triệu đồng?
Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép ủy quyền cho người lao động thanh toán các khoản chi trên 5 triệu đồng, miễn là:
- Hình thức thanh toán phải không dùng tiền mặt
- Việc hoàn ứng từ công ty về cho người lao động cũng phải thông qua hình thức không dùng tiền mặt.
Quy định này sẽ giúp các doanh nghiệp bảo đảm điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ.
2. Hồ sơ ủy quyền thanh toán cần chuẩn bị gồm những gì?
Căn cứ tại điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT, khi giao dịch thanh toán hợp lệ khi ủy quyền cho người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ sau:
2.1. Quy chế tài chính hoặc Quyết định ủy quyền của doanh nghiệp
Đây là văn bản nền tảng thể hiện việc công ty chấp thuận và uỷ quyền cho cá nhân người lao động thay mặt thanh toán với chi phí trên 5 triệu. Tài liệu này có thể là một phần của Quy chế quản lý tài chính nội bộ của công ty hoặc một Quyết định ủy quyền riêng biệt.
Văn bản này cần nêu rõ:
- Mục đích và phạm vi ủy quyền;
- Người được ủy quyền và trách nhiệm liên quan;
- Quy trình hoàn ứng/hoàn trả và thời hạn áp dụng…
2.2. Hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Do các khoản chi này liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nên cần được chứng minh bằng đầy đủ chứng từ hợp pháp, đặc biệt với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.
Để chứng minh chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu giữ:
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ
- Phiếu nhập kho (nếu có)
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu
- Hợp đồng mua bán
- Các chứng từ khác
2.3. Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền và thanh toán nội bộ
Để minh bạch hóa quá trình ủy quyền thanh toán các khoản chi trên 5 triệu và hoàn trả, các chứng từ sau là không thể thiếu, bao gồm:
- Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có)
- Giấy đề nghị thanh toán/hoàn ứng
- Biên bản giao nhận chứng từ giữa người lao động và kế toán
2.4. Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của cá nhân sang tài khoản của người bán
Đây là căn cứ chứng minh người lao động đã thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt cho nhà cung cấp, đặc biệt quan trọng với các khoản chi phí trên 5 triệu, bao gồm:
- Sao kê tài khoản ngân hàng của cá nhân
- Giấy báo có/Ủy nhiệm chi
- Ảnh chụp giao dịch trên ứng dụng ngân hàng điện tử (Internet Banking/Mobile Banking)
2.5. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân
Để xác minh công ty đã hoàn trả chi phí cho người lao động bằng hình thức hợp lệ là thanh toán không dùng tiền mặt, chứng từ này bao gồm:
- Sao kê tài khoản ngân hàng của công ty
- Ủy nhiệm chi của công ty
3. Quyền lợi doanh nghiệp khi hồ sơ ủy quyền cho người lao động hợp lệ
Chỉ khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện và chuẩn bị đủ hồ sơ như đã nêu, việc ủy quyền cho người lao động thực hiện thanh toán các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên mới được coi là hợp lệ theo quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Điều này sẽ giúp doanh nghiệp:
- Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định: đảm bảo quyền lợi thuế cho doanh nghiệp
- Tính chi phí vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN: nếu đáp ứng các điều kiện tính vào chi phí được trừ khác theo quy định hiện hành, doanh nghiệp sẽ được giảm bớt số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp
Quy định mới tại Nghị định 181/2025 tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong hoạt động thanh toán và quản lý chi phí. Tuy nhiên, để đảm bảo hồ sơ đủ điều kiện khấu trừ thuế và hạch toán chi phí hợp lệ, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát, chuẩn hóa các quy trình ủy quyền và lưu trữ chứng từ đầy đủ, đúng quy định.
Để được tư vấn chi tiết về dịch vụ thuế/kế toán, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với AIAC qua hotline 0914 881 612 hoặc email info@aiac.com.vn.
AIAC – Đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp!
