Xử lý hóa đơn điện tử sai sót luôn là một nghiệp vụ phức tạp. Từ ngày 01/6/2025, với hiệu lực của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy trình này có thêm nhiều thay đổi quan trọng. Bài viết này sẽ đi sâu hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai cùng lúc, phân biệt khi nào cần điều chỉnh hay thay thế và làm rõ định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử hiện nay, giúp doanh nghiệp tự tin tuân thủ các quy định mới.
1. Lập hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai: Đính kèm bảng kê nào?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), từ ngày 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót đã có quy định linh hoạt hơn.
Nếu trong cùng một tháng, người bán đã lập sai cùng một thông tin (như tên người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất) trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh duy nhất hoặc một hóa đơn thay thế cho tất cả các hóa đơn điện tử đã lập sai đó.
Khi thực hiện việc này, người bán cần phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trước khi tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế, người bán cần tuân thủ các bước:
- Đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức: Phải có văn bản thỏa thuận giữa hai bên, ghi rõ nội dung sai sót.
- Đối với người mua là cá nhân: Người bán phải thông báo cho người mua hoặc công khai trên website (nếu có).
2. Khi nào nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế?
Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng làm rõ hơn về các trường hợp cần xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót, từ đó quyết định nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế.
- Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác:
- Đây là trường hợp đơn giản nhất. Người bán không cần lập hóa đơn mới. Chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa:
- Đây là những sai sót quan trọng hơn. Người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Ví dụ, đối với ngành hàng không, hóa đơn đổi/hoàn chứng từ vận chuyển được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn…”.
3. Định dạng hóa đơn điện tử hiện nay được quy định thế nào?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), định dạng hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng để đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch:
- Ngôn ngữ định dạng: Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.
- Thành phần cấu tạo: Hóa đơn điện tử bao gồm hai thành phần chính: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, sẽ có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
- Tiêu chuẩn kỹ thuật: Cục Thuế sẽ xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ và phương thức truyền nhận dữ liệu để áp dụng thống nhất.
- Yêu cầu truyền nhận dữ liệu: Các doanh nghiệp truyền dữ liệu trực tiếp đến Cục Thuế phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt về kết nối, băng thông, phương thức và giao thức truyền nhận.
- Hiển thị đầy đủ, chính xác: Hóa đơn điện tử phải hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung, đảm bảo không gây hiểu lầm cho người mua khi tra cứu.
Để được tư vấn chi tiết về dịch vụ thuế/kế toán, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với AIAC qua hotline 0914 881 612 hoặc email info@aiac.com.vn.
AIAC – Đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp!
