Quy trình xử lý hóa đơn khi người mua hoàn trả hàng hóa là một nghiệp vụ kế toán thường gặp. Từ ngày 01/06/2025, với những thay đổi từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc này cần được thực hiện chính xác để tuân thủ pháp luật.
Lập hóa đơn khi hoàn trả hàng hóa: Trách nhiệm của người bán
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), người bán có trách nhiệm lập hóa đơn khi hoàn trả hàng hóa cho người mua.
Cụ thể, nguyên tắc chung là khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này bao gồm cả các trường hợp đặc biệt như hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, và đặc biệt là hoàn trả hàng hóa.
Như vậy, khi người mua hoàn trả hàng hóa, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (tùy theo quy định mới) để ghi nhận lại giao dịch này.
Bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, và việc bảo quản, lưu trữ phải tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt:
- Tính toàn vẹn và bảo mật: Hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Hình thức lưu trữ: Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn và áp dụng hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
- Thời gian lưu trữ: Việc lưu trữ phải đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
- Khả năng tra cứu và in ấn: Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
Sử dụng không hợp pháp hóa đơn: Một trong các hành vi bị cấm
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định rõ ràng các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ. Trong đó, việc sử dụng không hợp pháp hóa đơn được liệt kê là một trong những hành vi gian dối bị cấm đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Các hành vi bị cấm khác bao gồm:
- Đối với công chức thuế: Gây phiền hà, bao che, thông đồng sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc nhận hối lộ.
- Đối với tổ chức, cá nhân liên quan: Làm giả hóa đơn, cản trở công chức thuế thi hành công vụ, truy cập trái phép/làm sai lệch/phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, đưa hối lộ hoặc không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế.
Những hành vi này sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật.
Để được tư vấn chi tiết về dịch vụ thuế/kế toán, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với AIAC qua hotline 0914 881 612 hoặc email info@aiac.com.vn.
AIAC – Đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp!
