Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định mới liên quan đến việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt khi đang tạm ngừng kinh doanh hoặc thay đổi điều kiện hoạt động để tránh rủi ro pháp lý.
1. Khi nào thì doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, gửi văn bản thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Bị cưỡng chế nợ thuế theo thông báo của cơ quan thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
- Lập hóa đơn khống để chiếm đoạt tiền, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện.
- Doanh nghiệp bị yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành nghề có điều kiện khi không đáp ứng đủ điều kiện theo luật.
- Thay đổi ngành nghề dẫn đến không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Có hành vi trốn thuế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp.
- Người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro người nộp thuế.
Như vậy, doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh khi bị cơ quan thuế xác minh không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
2. Trình tự ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
2.1. Quy trình
- Giai đoạn 1:
Cổng thông tin của Cục Thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn khi doanh nghiệp chấm dứt mã số thuế, bị cưỡng chế nợ thuế, hoặc bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Giai đoạn 2:
Cổng thông tin của Cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi nhận được thông báo tạm ngừng kinh doanh hoặc văn bản của người nộp thuế.
- Giai đoạn 3:
Thủ trưởng cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với trường hợp vi phạm, rủi ro hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
- Giai đoạn 4:
Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo điện tử yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo từ cơ quan có thẩm quyền, hoặc ngay khi xác định người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.2. Trách nhiệm giải trình của người nộp thuế
Người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử. Việc giải trình có thể thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc bằng văn bản.
Sau khi giải trình:
- Nếu thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, người nộp thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu thông tin, tài liệu chưa đủ căn cứ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2 trong ngày làm việc. Người nộp thuế phải bổ sung trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo này.
Nếu quá thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình hoặc không bổ sung thông tin, tài liệu, cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) theo Mẫu số 01/TB-NSD Phụ lục IB, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và xử lý theo quy định pháp luật.
3. Doanh nghiệp có được sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có mã của cơ quan thuế?
Theo Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi:
- Nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế
- Sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua
- Đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Như vậy, nếu đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có mã để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Để được tư vấn chi tiết về dịch vụ thuế/kế toán, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với AIAC qua hotline 0914 881 612 hoặc email info@aiac.com.vn.
AIAC – Đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp!
